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En repetidas ocasiones cuando visito un prospecto hay una constante en sus preguntas:
¿Cuántos manuales necesito? ¿Qué diferencia hay entre ellos? ¿En qué me ayuda o beneficia contar con un Manual Organizacional dentro de mi Empresa?
Y mi respuesta siempre es “DEPENDE”, pensarán Yadira pero esa no es precisamente la respuesta que está esperando el prospecto o el cliente y en efecto casi siempre es así, sin embargo, cada emprendimiento y cada empresa es distinta, “depende” del número de personal staff con que se cuente es decir la estructura organizacional o simplemente si no se tienen empleados, “depende” del giro de la Empresa, “depende” si se tiene una matriz o varias sucursales, “depende” de la situación financiera en la que se encuentre, “depende” si el Empresario o Emprendedor conoce la diferencia entre invertir en un Manual o si esto le representa un gasto… entre otros “dependes”…
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Lo anterior es la principal razón por la que cuando conozco a un posible cliente lo primero que hacemos es realizar un diagnóstico del Emprendimiento o de la Empresa con la finalidad de conocer y entender la visión del Empresario, la capacidad instalada con la que cuenta, las diferentes áreas o departamentos, ¿qué software usan?, si el software que se utiliza es integral, si es sólo administrativo o si es sólo operativo, realmente se necesita conocer el resultado del diagnóstico para proponer ese “traje a la medida” que permita controlar la operación y sentar las bases de la organización.
En mi experiencia, me gustaría comentarles de los cuatro Manuales con los que debería contar una PYME no se diga una Empresa grande o trasnacional, son los siguientes:
1.- Manual Organizacional. Establece el marco normativo, funciones y control interno necesarios para operar y administrar la Empresa de manera eficiente.
2.- Manual de Operaciones. Es el documento básico donde se establece qué es la Empresa y que se hace día a día en Ella.
3.- Manual de Identidad Corporativa. Determina los elementos visuales que se encargarán de comunicar tu identidad corporativa a diferentes públicos y la manera en la que se percibe tu Empresa.
4.- Manual Anticrisis. Es una herramienta para contener los aspectos negativos que pueda traer una contingencia o una situación de riesgo interna o externa y las acciones para enfrentarlas oportunamente.
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Estos protocolos escritos son INDISPENSABLES para que tu Empresa crezca y sobreviva tiempos de crisis, son la guía para la operación de las diferentes áreas y procesos con los que se cuenta y donde se implementa el control interno.
Ahora que ya los conoces y sabes qué función tienen dentro de tu Emprendimiento o Empresa me gustaría preguntarte ¿ya cuentas con alguno de ellos? ¿Los utilizas? ¿Los conoce tu personal? ¿Necesitas alguno? Recuerda que nosotros te podemos asesorar.
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Gracias por visitar mi blog, soy Yadira Figueroa Parra CEO de InControlsMx y me dedico a crear La Mejor Versión de tu Empresa.